Transcription des appels – Guide

La transcription des appels permet de convertir les appels enregistrés de votre entreprise en texte écrit, incluant un résumé, des actions à suivre et une transcription complète.

Elle aide les équipes à revoir les conversations, extraire les informations clés et améliorer la communication et la productivité.

⚠️ Important

La transcription n’est disponible que pour les appels enregistrés.
Un appel non enregistré ne peut pas être transcrit.

1. Disponibilité selon les plans

La transcription est disponible sur tous les plans Onoff Business, avec des limites mensuelles différentes :

Les quotas se réinitialisent automatiquement le 1er de chaque mois.
Les heures non utilisées ne sont pas reportées.

Les utilisateurs Connect et Advanced voient également des indicateurs de consommation.

2. Comment activer la transcription des appels

⚙️ Étape 1 — Accéder à l’interface

Allez dans : Management interface → Conversation Insights → Manage users

⚙️ Étape 2 — Paramètres utilisateur

Une fenêtre apparaît avec deux options :

• Recording (enregistrement)
• Transcription

⚠️ L’enregistrement doit être activé pour que la transcription fonctionne.

⚙️ Étape 3 — Activation

Cochez Transcription pour les utilisateurs concernés.

Pour le plan Advanced :

• Transcription incluse (avec enregistrement)
• Extra transcription (crédits entreprise)

⚙️ Étape 4 — Sauvegarde

Cliquez sur Save.

⚠️ Les nouveaux utilisateurs ne sont pas activés automatiquement. L’admin doit les configurer manuellement.

3. Comment générer une transcription

Vous pouvez générer une transcription depuis :

• Management interface
• Web App
• Mobile App

Une fois créée, la transcription est disponible instantanément partout.

🖥 Depuis l’interface d’administration

1. Aller dans Conversation Insights
2. Sélectionner un appel enregistré
3. Cliquer sur Transcribe call ou Transcribe and evaluate
    

Une notification apparaît dès que c’est prêt.

🌐 Depuis la Web App

1. Ouvrir l’onglet Calls
2. Sélectionner un appel enregistré
3. Cliquer sur Transcribe call

📱 Depuis l’application mobile

La transcription peut aussi être générée directement depuis le mobile avec le même fonctionnement.

4. Temps de traitement

• Quelques secondes pour les appels courts
• Jusqu’à 1 minute pour les appels longs
• Les appels de moins de 10 secondes ne peuvent pas être transcrits

Vous n’avez pas besoin de rester sur la page : une notification vous prévient à la fin.

5. Contenu de la transcription

Une transcription contient 3 éléments, tous modifiables :

5.1 Résumé de l’appel

Un court paragraphe qui synthétise les points clés de la conversation.

5.2 Actions à suivre

Les tâches détectées automatiquement à partir de la conversation.

Vous pouvez :

• Ajouter des tâches
• Supprimer des tâches
• Marquer comme terminé
• Modifier les tâches
   

5.3 Transcription complète

Une transcription complète avec identification des interlocuteurs.

Vous pouvez :

• modifier le texte
• voir la version originale et la version modifiée
• synchronisation instantanée sur toutes les plateformes

Même les appels silencieux génèrent une transcription valide (ex : “No words were spoken…”)
 

6. Gestion de l’usage et des crédits

6.1 Heures gratuites

Vous pouvez suivre votre consommation depuis :

• Interface d’administration
• Web App
• Menu Manage Users (admin)

Indicateurs :

• heures utilisées
• heures restantes
• alertes à 80 % et 100 %

6.2 Crédits entreprise (Advanced uniquement)

Après utilisation des heures gratuites :

• la transcription continue uniquement si les crédits sont activés
• les crédits sont partagés dans l’entreprise

💡 1 heure = 100 crédits

Si aucun crédit n’est disponible :

• la transcription échoue
• un message d’alerte apparaît
• l’admin doit ajouter des crédits ou upgrader le plan

Les crédits peuvent être achetés dans :
Management interface → Credits

7. Icônes de transcription

Une icône apparaît à côté des appels enregistrés lorsqu’une transcription est possible.

• Pas d’icône → pas de transcription générée
• Icône active → transcription disponible

Fonctionne sur Web App et interface d’administration.

8. Langues supportées

Toutes les langues principales sont supportées.

Le système :

• détecte automatiquement la langue
• génère transcription, résumé et actions dans la même langue

Aucune configuration manuelle requise.

9. FAQ

1. Puis-je transcrire n’importe quel appel ?

Non, uniquement les appels enregistrés.

2. Combien de temps prend la transcription ?

Quelques secondes à une minute selon la durée.

3. Qui peut générer des transcriptions ?

Les utilisateurs autorisés par l’admin + avec enregistrement activé.

4. Peut-on modifier les transcriptions ?

Oui, résumé, actions et texte sont modifiables.

5. Les modifications sont-elles synchronisées ?

Oui, instantanément sur toutes les plateformes.

6. Quelles langues sont supportées ?

Toutes. Détection automatique.

7. Que se passe-t-il en cas de limite atteinte ?

• Connect → transcription arrêtée
• Advanced → crédits utilisés (si activés)
• Max → illimité

8. Peut-on activer les crédits par utilisateur ?

Oui, via l’administrateur.

9. Pourquoi ma transcription est vide ou incorrecte ?

• appel silencieux
• mauvaise qualité audio
• bruit important
• appel trop court

10. Peut-on acheter plus de crédits ?

Oui, via :
Management interface → Credits

11. Les transcriptions sont-elles envoyées aux CRM ?

Oui, vers :

• HubSpot
• Pipedrive
• Salesforce
• Zoho CRM

Données envoyées :

✔ Résumé d’appel
✔ Actions à suivre (tasks)

Désactivation de l’envoi des actions

Vous pouvez désactiver l’envoi des actions dans les paramètres d’intégration :
“Send call action items” toggle dans la console Onoff Business.