Enregistrement des appels dans Onoff Business

L’enregistrement des appels dans Onoff Business permet aux entreprises de capturer les conversations à des fins de contrôle qualité, formation, conformité et analyse interne.

Une fois activé, les appels sont enregistrés automatiquement, stockés de manière sécurisée et accessibles depuis toutes les applications Onoff.

Disponibilité de la fonctionnalité

L’enregistrement des appels est disponible sur tous les plans :

• Connect → 3 heures d’enregistrement par utilisateur et par mois
• Advanced & Max → enregistrements illimités

Les enregistrements sont conservés pendant 6 mois pour respecter les exigences du RGPD.

1. Ce que permet l’enregistrement des appels

L’enregistrement capture automatiquement l’audio des appels entrants et sortants des utilisateurs sélectionnés.

Une fois enregistrés, les appels peuvent être :

• Écoutés depuis l’interface d’administration Onoff Business
• Lus dans les applications web et mobile
• Téléchargés (individuellement ou en masse)
• Supprimés depuis la console d’administration

Les utilisateurs sont toujours informés qu’un appel est enregistré, garantissant transparence et conformité.

2. Comment activer l’enregistrement des appels

Étape 1 — Accéder à la console Onoff Business

Rendez-vous dans la section Conversation Insights.

Capture d’écran 1

Étape 2 — Cliquer sur “Activate”

Vous accédez à l’écran d’activation.

Étape 3 — Sélectionner les utilisateurs

Choisissez les utilisateurs pour lesquels l’enregistrement doit être activé.

Vous pouvez activer ou désactiver l’enregistrement à tout moment.

Important : les nouveaux utilisateurs ne sont pas activés automatiquement. L’administrateur doit les ajouter manuellement.

Étape 4 — Sauvegarder les paramètres

Une fois enregistré, l’enregistrement devient actif immédiatement.

3. Limites selon les plans

Plan Connect

• 3 heures d’enregistrement gratuites par utilisateur et par mois
• Réinitialisation le 1er de chaque mois
• En cas de dépassement :
  • l’appel est toujours enregistré
  • la lecture est bloquée jusqu’à mise à niveau du plan

Plans Advanced & Max

• Enregistrements illimités
• Aucune restriction de lecture

4. Fonctionnement pendant un appel

Lorsque l’enregistrement est activé :

• L’enregistrement démarre automatiquement au début de l’appel
• L’utilisateur reçoit un avertissement : “This call is being recorded”
• Il peut cliquer sur Stop

⚠️ Si l’enregistrement est stoppé :

• il ne peut pas être repris
• l’appel entier ne sera pas enregistré (même la partie déjà enregistrée est supprimée)
   

5. Où apparaissent les enregistrements

Les enregistrements sont disponibles simultanément dans :

• L’interface d’administration Onoff Business
• L’application web
• Les applications mobiles (iOS & Android)
• L’extension Chrome
   

Les données sont synchronisées instantanément sur toutes les plateformes.

6. Consulter un enregistrement

En ouvrant un appel :

Vous pouvez :

• Écouter l’audio
• Avancer / revenir en arrière
• Modifier la vitesse de lecture
• Télécharger l’enregistrement

7. Téléchargement et suppression

Téléchargement

Vous pouvez :

• Télécharger un enregistrement individuellement
• Télécharger jusqu’à 20 enregistrements en masse

Suppression

Les enregistrements peuvent être supprimés uniquement depuis la console Onoff Business.

• La suppression est synchronisée sur toutes les applications
• Le téléchargement en masse permet jusqu’à 20 fichiers à la fois

8. Disponibilité et conservation des données (RGPD)

Délai d’apparition

Les enregistrements apparaissent généralement quelques secondes après la fin de l’appel.
Le délai dépend principalement de la durée de l’appel.

Conservation

Les enregistrements sont conservés pendant 6 mois, puis supprimés automatiquement conformément au RGPD.

Si vous souhaitez les conserver plus longtemps, il est recommandé de les télécharger avant expiration.

9. Désactivation de l’enregistrement

Seuls les administrateurs peuvent désactiver l’enregistrement des appels.

Lorsque la fonctionnalité est désactivée :

• Les appels futurs ne sont plus enregistrés
• Les anciens enregistrements restent accessibles jusqu’à suppression ou expiration

Une fenêtre de confirmation s’affiche.
 

10. FAQ

1. Comment activer l’enregistrement des appels ?

Conversation Insights → Activate → sélectionner les utilisateurs → sauvegarder.

2. Comment gérer les utilisateurs enregistrés ?

Depuis la section de gestion des enregistrements, vous pouvez ajouter ou retirer des utilisateurs à tout moment.

3. L’enregistrement est-il disponible sur tous les plans ?

Oui :

• Connect → 3h/mois/utilisateur
• Advanced & Max → illimité

4. Peut-on accéder aux enregistrements depuis les applications ?

Oui, depuis :

• Web app
• Mobile apps
• Console Onoff Business

5. Peut-on désactiver l’enregistrement ?

Oui, uniquement via un compte administrateur.

6. Peut-on télécharger plusieurs enregistrements ?

Oui, jusqu’à 20 enregistrements simultanément.

7. L’enregistrement peut-il être activé par numéro ?

Non. L’activation est basée sur l’utilisateur.
Tous les numéros d’un utilisateur sont enregistrés.

8. J’ai atteint la limite du plan Connect, que faire ?

Deux options :

• attendre la remise à zéro mensuelle
• passer à Advanced ou Max pour un accès illimité

9. Pourquoi je ne retrouve pas mon enregistrement ?

Cela peut arriver si l’utilisateur a cliqué sur Stop pendant l’appel.
Dans ce cas, l’appel entier n’est pas enregistré, même la partie précédente.