L'intégration CRM enregistre automatiquement vos appels, SMS et messages vocaux dans votre CRM. Votre équipe n'a plus rien à saisir à la main et garde un historique complet de chaque échange. Cet article couvre HubSpot, Pipedrive, Salesforce et Zoho CRM.
Avant de commencer
- Offre : Advanced (jusqu'à 2 intégrations CRM) ou Max (illimitées). Salesforce est réservé à l'offre Max. Voir la page des offres.
- Rôle Onoff : Propriétaire ou Administrateur.
- Côté CRM : un accès administrateur, ou l'adresse e-mail de l'administrateur CRM pour qu'il autorise la connexion.
Installer l'intégration
- Dans la console d'administration, ouvrez Integrations & API.
- Choisissez votre CRM (une barre de recherche est disponible) et cliquez sur Integrate.
- Vous êtes redirigé vers votre CRM : sélectionnez le compte, accordez les autorisations demandées et confirmez. Si vous n'êtes pas administrateur du CRM, indiquez l'e-mail de la personne qui l'est : vous serez prévenu quand elle aura accordé l'accès.
- De retour dans Onoff, choisissez les numéros à synchroniser : tous, par département ou un par un.
L'intégration est active dès la validation.
Régler l'intégration
Tous les réglages se trouvent dans Integrations & API > [votre CRM] > Settings.
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Manage (numéros) | Ajouter ou retirer des numéros synchronisés. |
| Automatically integrate new numbers | Ajouter automatiquement les numéros créés ou réattribués. |
| Fuseau horaire | Fuseau utilisé pour dater les activités dans le CRM. |
| Synchronisation des appels et SMS | Appels entrants et sortants, appels manqués, messages vocaux, notes, tags, résumés et SMS. |
| Send call recordings | Envoyer les enregistrements d'appels (l'enregistrement doit être activé dans Onoff). |
| Send call action items | Créer une tâche CRM pour chaque action à suivre détectée par la transcription. |
| Tickets | Associer les échanges aux tickets du CRM. |
| Create contacts automatically | Lors d'un appel ou d'un SMS, créer dans Onoff le contact trouvé dans le CRM. |
| Export Onoff contacts automatically | Lors d'un appel ou d'un SMS, créer dans le CRM un contact qui n'existe que dans Onoff. Désactivé par défaut. |
| Create unknown contacts | Lors d'un appel ou d'un SMS, créer un contact dans le CRM pour un numéro inconnu à la fois d'Onoff et du CRM. Désactivé par défaut. |
Les appels vers des numéros absents du CRM
Une activité ne peut être enregistrée que sur un contact du CRM. Avec les réglages par défaut, un appel ou un SMS vers un numéro qui n'existe pas dans le CRM n'y est donc pas enregistré : c'est souvent le cas des appels de prospection. Pour les enregistrer :
- activez Export Onoff contacts automatically pour les numéros enregistrés dans vos contacts Onoff ;
- activez aussi Create unknown contacts pour les numéros inconnus des deux côtés.
Dans les deux cas, un contact est créé dans le CRM.
HubSpot : si l'intégration a été installée avant le 13 novembre 2023, désinstallez-la puis réinstallez-la pour envoyer les enregistrements ; avant le 16 octobre 2024, réinstallez-la pour associer les tickets.
Supprimer l'intégration
- Ouvrez Integrations & API > [votre CRM] > Settings.
- Cliquez sur Remove et confirmez.
Les données déjà envoyées au CRM (appels, SMS, messages vocaux, enregistrements, notes, tâches) sont conservées. Vous pouvez réinstaller l'intégration à tout moment.
Droits par rôle
| Rôle | Accès |
|---|---|
| Propriétaire et Administrateur | Installer, régler et supprimer les intégrations. |
| Chef d'équipe | Consulter les intégrations et les clés API, sans les configurer. |
| Utilisateur | Voir la liste des intégrations. |
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