Guide d’intégration Onoff Business × CRM

L’intégration entre Onoff Business et votre CRM permet de centraliser automatiquement toutes vos données de communication directement dans votre système. Ce guide répond aux questions essentielles de manière claire et structurée afin de vous permettre de configurer l’intégration rapidement et d’en tirer le maximum de valeur.

L’intégration Onoff Business × CRM enregistre automatiquement toutes les interactions mobiles, y compris les appels, SMS et messages vocaux, dans votre CRM. Cela élimine la saisie manuelle, améliore la précision des rapports et garantit à votre équipe un historique complet des communications.

Cette intégration est disponible avec les offres Onoff Business Advanced et Max, et son installation ne prend que quelques clics.

Prérequis

Avant d’installer l’intégration, vous devez disposer de :

• Un accès administrateur à Onoff Business et à votre CRM (HubSpot est utilisé ici comme exemple)
• Ou l’adresse e-mail de l’administrateur CRM pour autoriser l’accès

La configuration est simple et ne prend que quelques minutes.

Installation et configuration initiale

Étape 1 : Lancer l’intégration

Depuis votre interface d’administration Onoff Business :

• Ouvrez Integrations & API depuis la page principale
• Sélectionnez votre CRM (une barre de recherche est disponible, par exemple HubSpot)
• Cliquez sur Integrate

Étape 2 : Autoriser votre compte CRM

Vous serez redirigé vers votre CRM afin de :

• Sélectionner votre compte
• Autoriser les permissions requises
• Confirmer la connexion

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Étape 3 : Connecter les numéros Onoff

Après l’autorisation, choisissez les numéros à intégrer :

• Filtrer les numéros par département
• Ajouter ou supprimer tous les numéros en une seule action
• Sélectionner des numéros spécifiques manuellement

Une fois validé, l’intégration est immédiatement active. Vous pouvez à tout moment ajouter ou retirer des utilisateurs, désactiver l’intégration ou modifier les paramètres.

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Paramètres et configuration de l’intégration

L’intégration propose des paramètres flexibles permettant de contrôler précisément les données synchronisées. Toutes les options sont disponibles via :

Integrations & API → HubSpot → Settings

Gestion des utilisateurs et des numéros

Ajoutez ou supprimez facilement des numéros Onoff de l’intégration afin de ne synchroniser que les utilisateurs pertinents dans votre CRM.

Chemin :
Integrations & API → CRM (ex. HubSpot) → Settings → Manage

Configuration du fuseau horaire

Toutes les activités suivent le fuseau horaire sélectionné. Un bon réglage garantit des rapports précis et fiables.

Astuce : sélectionnez votre fuseau horaire dans le menu déroulant.

Synchronisation des appels et SMS

Activez la synchronisation automatique pour :

• Appels entrants et sortants
• Appels manqués et messages vocaux
• Notes, tags et résumés d’appels
• SMS envoyés et reçus

Remarque : Onoff crée automatiquement des contacts CRM pour les numéros existants uniquement dans votre système et exporte les nouveaux contacts Onoff lorsque vous appelez ou envoyez un message.

Enregistrements et transcription des appels

Si l’enregistrement des appels est activé, les enregistrements peuvent également être envoyés vers votre CRM. Les transcriptions permettent de générer automatiquement des tâches à partir des actions détectées (fonction désactivable).

Important : pour HubSpot, si votre CRM a été configuré avant le 13 novembre 2023, vous devez désinstaller puis réinstaller l’intégration pour activer l’enregistrement des appels.

Gestion des tickets

Si votre équipe utilise des tickets CRM, les communications peuvent être automatiquement associées aux tickets correspondants.

Important : pour HubSpot, si votre CRM a été configuré avant le 16 octobre 2024, vous devez réinstaller l’intégration pour activer la gestion des tickets.

Ajout automatique des nouveaux numéros

Pour les équipes qui ajoutent ou réaffectent fréquemment des numéros Onoff, activez l’option Automatically integrate new numbers.

Une fois activée :

• Les nouveaux numéros ou numéros réattribués sont automatiquement ajoutés à l’intégration CRM
• Toutes les communications sont synchronisées sans intervention manuelle

Idéal pour les équipes en croissance ou les organisations avec onboarding fréquent.

Supprimer ou réinstaller l’intégration

Vous pouvez supprimer l’intégration à tout moment :

• Rendez-vous dans Integrations & API → CRM → Settings
• Cliquez sur Remove (bouton rouge)
• Confirmez la suppression

Important : la suppression de l’intégration ne supprime aucune donnée déjà synchronisée. Les appels, SMS, messages vocaux, enregistrements, notes et tâches restent conservés. La réinstallation permet de reconnecter les numéros souhaités.

Toutes les fonctionnalités (appels, SMS, messages vocaux, enregistrements et ajout automatique des utilisateurs/numéros) peuvent être activées ou désactivées à tout moment depuis le panneau de configuration Onoff Business → CRM.

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