Gestion des communications et contacts dans HubSpot

Données d’appels, SMS et messagerie vocale synchronisées avec HubSpot

Une fois l’intégration activée, Onoff envoie automatiquement des données de communication détaillées vers HubSpot.
 

Logs d’appels

Les journaux d’appels incluent :

• Direction de l’appel (entrant ou sortant)
• Statut de l’appel (connecté, manqué, messagerie vocale)
• Informations de l’agent et du contact
• Date, heure et durée
• Notes et tags d’appel
• Résumé et actions à réaliser (si la transcription est activée)
• Enregistrements d’appels (si activés)
• Messages vocaux

Logs SMS

Les journaux SMS incluent :

• Direction du message (envoyé ou reçu)
• Informations de l’agent et du contact
• Horodatage
• Contenu complet du message
   

Ces logs complets garantissent une visibilité totale des communications.

Attribution des logs aux utilisateurs HubSpot

L’attribution des logs dans HubSpot suit une logique simple pour garantir une affectation correcte :

• Si l’adresse e-mail de l’utilisateur Onoff correspond à un utilisateur HubSpot → les logs sont attribués à cet utilisateur
• Si aucun utilisateur ne correspond → les logs sont attribués au propriétaire du contact (Contact Owner)
• Si aucun propriétaire n’existe → les logs restent non assignés

Le maintien d’adresses e-mail identiques permet une attribution et des rapports précis.

Où apparaissent les logs dans HubSpot

Les logs de communication sont automatiquement ajoutés aux bons enregistrements dans HubSpot.

Fiches contact

Si un contact existe dans HubSpot, tous les appels, SMS et messages vocaux apparaissent directement dans la timeline du contact.

Fiches entreprise

Lorsqu’un contact HubSpot est lié à une entreprise, les logs apparaissent dans la timeline de l’entreprise.

Si le contact est lié à plusieurs entreprises, les logs sont associés uniquement à l’entreprise principale.

Même si le numéro n’est pas présent dans votre liste de contacts, mais existe dans une fiche entreprise, les logs sont tout de même envoyés.

Fiches deal

Si le contact est associé à des deals actifs, les logs apparaissent sur ces deals (jusqu’aux cinq deals les plus récemment mis à jour).

Synchronisation des contacts entre Onoff et HubSpot

L’intégration permet une synchronisation automatique et manuelle des contacts dans les deux sens.

Création automatique de contacts (HubSpot → Onoff)

Lorsqu’elle est activée, les contacts HubSpot sont automatiquement créés dans Onoff lors des appels ou SMS.

Remarque : fonctionne pour les appels entrants et sortants ainsi que les SMS

Export automatique des contacts (Onoff → HubSpot)

Les nouveaux contacts créés dans Onoff sont automatiquement exportés vers HubSpot. Les contacts existants sont mis à jour.

Export manuel des contacts

Vous pouvez également exporter des contacts individuellement depuis Onoff vers HubSpot.

Cela permet de garder les deux systèmes parfaitement synchronisés.

1. Ouvrez le contact dans l’application web ou mobile Onoff
2. Cliquez sur les trois points en haut à droite
3. Sélectionnez Export to CRM → HubSpot

• Si le contact existe déjà dans HubSpot → les données sont mises à jour
• S’il n’existe pas → un nouveau contact est créé
   

Consultation des données HubSpot dans Onoff

Les données HubSpot sont directement accessibles depuis Onoff.

Lorsqu’un numéro existe dans HubSpot, vous pouvez :

• Consulter les informations du contact instantanément
• Ouvrir le profil HubSpot complet
• Synchroniser les données HubSpot dans Onoff
• Rechercher des contacts HubSpot par nom ou numéro
• Créer un contact en un clic

Cela améliore l’efficacité et évite les doublons de données.

Accès aux informations HubSpot pendant les appels

Pendant un appel en direct, votre équipe peut accéder instantanément aux informations HubSpot du contact.

Cela permet :

• Identification de l’appelant en temps réel
• Accès immédiat au profil CRM
• Consultation des deals, notes et historique
• Meilleure préparation et suivi des échanges

Si la création automatique des contacts est activée, les contacts HubSpot sont créés automatiquement dans Onoff si nécessaire.

Cette fonctionnalité améliore la visibilité CRM en temps réel et optimise la préparation des appels.

Enregistrements, transcriptions et conformité

Si l’enregistrement des appels est activé, les enregistrements et transcriptions sont envoyés vers HubSpot.

Fonctionnement

• Les logs d’appels apparaissent en quelques secondes
• Les enregistrements apparaissent quelques minutes plus tard
• Les transcriptions génèrent des résumés et actions à réaliser

Conservation des données et conformité RGPD

Les enregistrements d’appels sont conservés jusqu’à 6 mois, puis supprimés automatiquement des systèmes Onoff et HubSpot.

Si vous devez les conserver plus longtemps, il est recommandé de les télécharger avant expiration.

Gestion des tickets pour les équipes support

Si votre équipe utilise les tickets HubSpot, les communications peuvent être automatiquement associées aux tickets.

Cela permet :

• Un suivi complet des échanges clients
• Un historique centralisé des tickets
• Une meilleure efficacité du support

Logique de recherche et correspondance des contacts

Onoff recherche les contacts HubSpot à partir des numéros de téléphone au format international.

Formats supportés :

• Avec indicatif pays et signe + (ex : +33123456789)
• Sans signe + (ex : 33123456789)

Cela garantit une correspondance fiable entre les deux systèmes.