Une fois l'intégration HubSpot installée, Onoff enregistre automatiquement vos appels, SMS et messages vocaux dans HubSpot et synchronise vos contacts dans les deux sens. Pour l'installation, voir « Connecter votre CRM à Onoff Business ».
Ce qui est envoyé à HubSpot
| Type | Informations |
|---|---|
| Appels | Direction, statut (décroché, manqué, messagerie vocale), membre et contact, date, heure et durée, notes et tags, résumé et actions à suivre (si la transcription est activée), enregistrement (si activé), message vocal |
| SMS | Direction, membre et contact, date et heure, contenu complet |
Les activités apparaissent en quelques secondes ; les enregistrements arrivent quelques minutes plus tard.
Où apparaissent les activités
| Fiche HubSpot | Règle |
|---|---|
| Contact | Toutes les activités apparaissent dans la timeline du contact. |
| Entreprise | Si le contact est lié à une entreprise. S'il est lié à plusieurs, seule l'entreprise principale reçoit l'activité (par défaut, la première entreprise associée). Si le numéro n'existe que sur une fiche entreprise, l'activité y est quand même envoyée. |
| Deal | Les 5 deals ouverts les plus récemment mis à jour (un deal ouvert n'est ni Closed Won ni Closed Lost). |
| Ticket | Si vous utilisez les tickets HubSpot, les échanges peuvent être associés aux tickets correspondants. |
À qui l'activité est attribuée
- Si l'e-mail du membre Onoff correspond à un utilisateur HubSpot, l'activité lui est attribuée.
- Sinon, elle est attribuée au propriétaire du contact.
- Sans propriétaire, elle reste non attribuée.
Utilisez la même adresse e-mail dans Onoff et HubSpot pour des rapports fiables.
Synchroniser les contacts
- HubSpot → Onoff (Create contacts automatically) : lors d'un appel ou d'un SMS avec un contact HubSpot absent d'Onoff, il est créé dans les contacts Onoff du membre concerné. Les modifications faites ensuite dans HubSpot ne sont pas reportées : utilisez le bouton de synchronisation de la fiche contact.
- Onoff → HubSpot (Export Onoff contacts automatically) : lors d'un appel ou d'un SMS avec un contact Onoff absent de HubSpot, il est créé dans HubSpot et l'échange y est enregistré.
- Numéros inconnus (Create unknown contacts) : pour un numéro absent des deux, le contact est créé dans HubSpot.
- Ces options sont désactivées par défaut. Sans elles, un appel avec un numéro absent de HubSpot n'y est pas enregistré. Voir « Connecter votre CRM à Onoff Business ».
- Export manuel : dans l'application web ou mobile, ouvrez le contact, cliquez sur les trois points (⋮) puis Export to CRM > HubSpot. Le contact est mis à jour s'il existe, créé sinon.
HubSpot dans Onoff
Quand un numéro existe dans HubSpot, Onoff affiche ses informations, y compris pendant un appel : identité de l'appelant, lien vers le profil HubSpot, deals, notes et historique. Vous pouvez aussi rechercher des contacts HubSpot par nom ou numéro, et synchroniser leurs données.
Bon à savoir
- Les numéros sont recherchés au format international, avec ou sans « + » (par exemple +33123456789 ou 33123456789).
- Les tags Onoff sont envoyés dans la propriété onoff_call_tags des appels HubSpot, et chaque action à suivre devient une tâche HubSpot.
- Les enregistrements sont supprimés de Onoff et de HubSpot après 6 mois. Téléchargez-les si vous devez les garder.
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