Une fois l'intégration Zoho CRM installée, Onoff enregistre automatiquement vos appels, SMS et messages vocaux dans Zoho et synchronise vos contacts dans les deux sens. Pour l'installation, voir « Connecter votre CRM à Onoff Business ».
Ce qui est envoyé à Zoho
| Type | Informations |
|---|---|
| Appels | Direction, statut (décroché, manqué, messagerie vocale), membre et contact, date, heure et durée, notes et tags, résumé et actions à suivre (si la transcription est activée), enregistrement (si activé), message vocal |
| SMS | Direction, membre et contact, date et heure, contenu complet |
Les activités apparaissent immédiatement ; les enregistrements arrivent peu après. Pour envoyer les enregistrements, l'enregistrement doit être activé dans Onoff, ainsi que l'option Send call recordings de l'intégration.
Où apparaissent les activités
Onoff cherche d'abord un contact avec le même numéro, puis un lead.
| Fiche Zoho | Règle |
|---|---|
| Contact | Toutes les activités apparaissent dans la timeline du contact. |
| Lead | Si aucun contact ne correspond. L'activité est enregistrée sur le lead uniquement. |
| Compte (Account) | Si le contact est lié à un compte. Si le numéro n'existe que sur un compte, sans contact correspondant, rien n'est envoyé. |
| Deal | Seulement si le contact n'est lié à aucun compte : Zoho ne permet pas d'enregistrer une activité à la fois sur un compte et sur un deal. L'activité va alors au deal ouvert le plus récent. |
À qui l'activité est attribuée
L'activité est attribuée au propriétaire du contact dans Zoho. Sans propriétaire, elle est attribuée à l'administrateur Zoho CRM.
Si le propriétaire du contact est un utilisateur Zoho désactivé, l'activité peut ne pas être enregistrée : réattribuez le contact à un utilisateur actif.
Synchroniser les contacts
- Zoho → Onoff : activez Create contacts automatically pour créer dans Onoff les contacts Zoho lors d'un appel ou d'un SMS.
- Onoff → Zoho : activez Export Onoff contacts automatically pour créer dans Zoho, lors d'un appel ou d'un SMS, les contacts Onoff qui n'y sont pas encore.
- Numéros inconnus : activez Create unknown contacts pour créer dans Zoho les numéros absents des deux.
- Ces options sont désactivées par défaut. Sans elles, un appel avec un numéro absent de Zoho n'y est pas enregistré. Voir « Connecter votre CRM à Onoff Business ».
- Export manuel : ouvrez le contact dans Onoff, cliquez sur les trois points (⋮) puis Export to CRM > Zoho CRM.
Zoho dans Onoff
Dans l'application web et pendant les appels, Onoff affiche les informations Zoho du contact (compte, deals, notes, historique) avec un lien vers sa fiche. Le bouton Synchronize met à jour les données. Une recherche par nom ou numéro affiche séparément les résultats Onoff et Zoho.
Bon à savoir
- Les numéros sont recherchés au format international, avec ou sans « + » (par exemple +33123456789 ou 33123456789).
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